Soirée de l'excellence en génie

Détails

Client

Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ)
Nombre de participant·e·s

1 500
Nombre de finaliste en direct

37
Nombre de pièces graphiques

59
Nombre d'heures de répétition et de rédaction du script

75
Nombre de commentaires dans le clavardage

2 335

Organisation de la Soirée d’excellence en génie, combinant la célébration 100^e anniversaire et la remise de prix annuelle, le tout en virtuel. Les objectifs: faire vivre un événement virtuel festif, humain et innovant, gratuit pour le 100^e anniversaire, qui rejoint minimum 350 ingénieurs tout en faisant vivre la marque OIQ et en impliquant des intervenants clés de la profession dans le contenu de l’événement.

« Merci à l’équipe de Niché pour notre Soirée de l’excellence en génie 2020. À grand renfort de créativité, cet événement virtuel a été orchestré avec brio et le résultat a dépassé toutes nos attentes. Notre première expérience virtuelle s’est avérée un réel succès, grandement appréciée par nos quelque 1 500 participants. »

Kathy Baig, ing., FIC, MBA

— Présidente de l'Ordre des ingénieurs du Québec

Les mesures du succès

Grâce à la formule virtuelle, près de 1500 personnes ont pu assister à la soirée, soit une augmentation de la participation de 428% par rapport au gala présentiel, qui en accueille généralement 350.
Selon le sondage post-événement, 68% des répondante·s ont qualifié leur appréciation globale de l’événement d’ « au-delà des attentes ».
90% des répondante·s voudraient participer à nouveau à la soirée si elle était en virtuel.
95% des répondante·s étaient d’accord qu’il y avait un juste équilibre entre la remise de prix, les vidéos et les prestations musicales.

Les défis

1. Repenser le concept en mode virtuel

La soirée devait initialement avoir lieu en mai 2020 avec toutes les composantes d’une célébration en présentiel. Nous avons donc revu le concept et proposé un événement virtuel sur mesure, avec une mise en scène alliant musique et vidéo pour créer une empreinte émotionnelle forte chez les participant·e·s.

2. Engager les participant

L’ambiance festive d’un événement virtuel passe avant tout par l’animation. Pour offrir aux participant·e·s le meilleur duo possible, nous avons uni deux personnalités emblématiques : la présidente de l’Ordre, Kathy Baig, accompagnée d’un maître du spectacle, Gregory Charles. Grâce à une mise en scène bien ficelée et plusieurs répétitions, les co-animateurs ont développé une réelle chimie qui s’est transmise à travers l’écran lors de la soirée. L’aplomb de Kathy Baig et sa notoriété auprès des ingénieur·e·s se mariait à merveille avec la fougue de Gregory Charles. L’échange authentique qu’ils ont créé a permis aux spectateurs et spectatrices de vivre la célébration jusque dans leur salon.

Mais une fois que l’auditoire est diverti, comment parvient-on à le garder engagé? C’est notre plus grand défi en virtuel. Tout ce qui se produit dans le lieu physique où chaque participant·e se trouve peut détourner son attention de l’écran. L’élément crucial à considérer pour maximiser sa présence avec nous : l’interaction. Personne ne fête en regardant les autres fêter. Il faut sentir qu’on fait soi-même partie de la célébration, que ce n’est pas unidirectionnel. Nous avons donc choisi une plateforme qui permettait à Gregory Charles de répondre aux messages en direct en plus d’interpréter les demandes spéciales qui lui étaient confiées, pour donner à l’auditoire le pouvoir de choisir la musique. Les participant·e·s pouvaient aussi clavarder ensemble et échanger leurs impressions sur la soirée. En tout, ce sont plus de 2300 commentaires qui ont permis d’entretenir la conversation entre les animateurs et le public pendant toute la soirée.

Nous nous sommes aussi assurées de maximiser l’interaction pendant la remise de prix. Nous avons d’abord réussi à connecter en direct les nommés de toutes les catégories pour qu’ils puissent interagir avec Kathy Baig, un bel exploit! Le dévoilement des lauréats et leurs réactions instantanées ont généré beaucoup d’émotion, l’effet de surprise était là. Spécialement conceptualisée par l’équipe de Niché, le prix Coup de cœur du public invitait ensuite les participant·e·s à voter en temps réel pour élire un finaliste de la soirée. En votant, chaque personne courait elle-même la chance de remporter un prix. Ces deux astuces nous ont permis de garder connectées 800 personnes jusqu’à la toute fin du gala, et même au-delà. Des dizaines de messages de félicitations ont suivi dans la section clavardage plusieurs minutes après la dernière prestation de Gregory Charles.

3. Transformer les commandites présentielles en virtuelles, tout en s’assurant d’une visibilité équivalente

Les commandites en mode virtuel sont tout à fait possibles et efficaces! Nos commanditaires ont bénéficié d’une visibilité dans la salle d’attente de l’événement, dans un bandeau déroulant à des moments clés de l’événement, dans le générique ainsi que par l’intégration de vidéos au déroulement de la soirée.

Notre concept permettait aux commanditaires de s’associer à un moment précis de la soirée, tels que le moment Relève, le moment des 100 ans et la remise du prix Coup de cœur. À la manière du placement de produit dans un film, l’ajout de logos aux différents visuels nous assure que les commanditaires seront vus par les participant·e·s, concentré·e·s sur leur écran.

« Merci à l’Ordre des ingénieurs du Québec! Votre soirée virtuelle nous a donné une visibilité nous permettant de nous présenter à la communauté du génie de façon exceptionnelle. » – Direction des partenariats professionnels et étudiants de la Banque Nationale

4. Faire ressortir les messages clés de façon dynamique et engageante en 75 minutes de gala

Pour ne pas dépasser le temps alloué, il fallait créer une balance entre les nombreuses vidéos, les messages clés à véhiculer et les prestations musicales. Notre équipe a donc joint ses efforts à celle de l’OIQ pour écrire un script complet de l’événement, qui a été répété plusieurs fois avant le jour J. Niché a aussi transformé les bureaux de l’OIQ en studio afin de permettre à l’animatrice de la soirée et présidente de l’Ordre, Kathy Baig, de pratiquer ses textes dans un environnement le plus près possible de celui de l’événement.

Nous voulions souligner l’apport du génie québécois au monde d’une façon significative. Nous avons donc fait appel à des personnalités ingénieuses et reconnues pour incarner ce message à travers 16 vidéos. L’astronaute David St-Jacques, le premier ministre François Legault, la ministre de l’Enseignement supérieur Danielle MacCann et l’ingénieure Michèle Thibodeau-DeGuire étaient toutes et tous enchanté·e·s d’unir leurs voix pour honorer la profession d’ingénierie. Le public a beaucoup apprécié le visionnement de ces témoignages vibrants, les réactions étaient remplies d’émotions!

La soirée comptait plusieurs autres moments forts. Dans le sondage post-événement, les participant·e·s ont relevé avoir particulièrement apprécié la vidéo récapitulative des 100 ans de l’OIQ, le sketch humoristique qui présentait la relève en ingénierie et l’impressionnant moment collectif où 40 vœux de bonne fête étaient adressés à l’Ordre de la part de membres et d’acteurs clés du milieu. Jumelés aux prestations musicales, ces moments d’une grande qualité visuelle ont su créer l’ambiance festive que nous recherchions pour cette soirée virtuelle.

5. La gestion de la COVID-19 en studio

Afin de bien répondre aux normes sanitaires en vigueur, l’équipe de Niché a pris plusieurs actions, notamment celle de limiter au maximum le nombre de personnes présentes en studio. Nous avons également réparti la régie sur deux étages pour créer plus d’espace pour toutes et tous. Cette organisation comportait son lot de défis, par exemple la communication avec les intervenant·e·s sur scène. Avec l’aide de l’équipe technique, nous avons mis en place un système de communication efficace nécessitant de nombreux ordinateurs et micros. Bien évidemment, l’équipe en coulisse portait le masque en tout temps et désinfectait les surfaces utilisées. Ces mesures nous ont permis de vivre un événement sécuritaire et agréable pour toutes et tous.

Les apprentissages

Pour ce genre d’événement, un déroulement bien ficelé et un script bien préparé sont essentiels!
Il n’y a jamais trop de répétitions. Plus les animateurs ont répété, plus le texte sera fluide et permettra un laisser-aller lors de l’événement.
Si ces répétitions ont lieu à l’extérieur du studio d’enregistrement, il faut absolument prévoir un environnement similaire à celui du Jour J, question d’éviter aux animateurs et autres intervenants d’être déstabilisés une fois sur le plateau.
Collaborer avec une équipe de régie qui est habituée au direct est un réel atout.
Ne pas négliger l’heure à laquelle l’événement a lieu puisque les participante·s doivent intégrer leur visionnement à leur horaire quotidien.

« La réalisation d’un événement virtuel requiert la même énergie et génère autant de travail qu’un événement en présentiel. Par contre, nos énergies et notre créativité sont requises sur d’autres aspects de l’organisation. L’accent est mis sur la qualité du contenu, qui se doit d’être engageant, sans oublier l’importance des pièces graphiques qui sont essentielles pour dynamiser le tout et garder les participants connectés. »
– Maude‑Laurence Champigny, Conseillère