Que l’on soit en virtuel, en présentiel ou en mode hybride, l’analyse des données numériques (data) prend de plus en plus de place dans l’organisation d’un événement, et avec raison. Ces banques d’informations permettent de prendre des décisions éclairées afin de créer un événement sur mesure pour votre public cible. Et il vaut mieux se familiariser avec leur fonctionnement maintenant puisque leur utilisation en pleine expansion ne fera que grandir dans les années à venir.
Commençons par la base
Qu’est-ce que c’est au juste, l’analyse de données ? Il s’agit d’un processus systémique qui commence par la collecte de données, rassemblant une foule de mesures et d’observations. Vous pouvez vouloir obtenir des données qualitatives — interprétation et catégorisation, ou quantitatives — chiffres et statistiques, ou un mélange des deux.
Plusieurs méthodes permettent de les récolter : expériences, sondages, entrevues et groupes de discussion (focus groups), observation, étude ethnographique, recherches d’archives, banques de données secondaires et bien entendu, les outils d’analyse plateformes.
En analysant les résultats efficacement, ils deviennent un excellent outil pour segmenter efficacement son contenu en fonction de son public cible, toutes industries confondues. Les données permettent aux entreprises de rester à l’avant-garde des tendances et leur offrent de nombreuses clés concernant la satisfaction de leur clientèle. Et l’événementiel s’y prête absolument bien.
Types de données à récolter
Il va donc de soi qu’une collecte de données effectuée en amont de l’événement permet une meilleure planification. Et l’obtention d’informations sur vos participants commence dès leur inscription.
Avant l’événement
À ce moment, on souhaite surtout établir son persona, la personne fictive qui représente votre groupe cible, ainsi que les besoins et attentes de celle-ci. Vous pouvez aussi en savoir un peu sur ce qui a dirigé les gens vers votre événement. Il suffit d’inclure, dans votre formulaire d’inscription, les sections suivantes :
- Secteur d’emploi ou entreprise
- Titre du poste
- Expérience dans ce domaine
- Intérêts ou sujets que vous aimeriez approfondir.
Petite astuce : une bonne façon d’augmenter votre taux de participation à la question des intérêts, mettez-y des choix de réponse.
Pendant l’événement
Il est tout autant possible de récolter des informations durant l’événement grâce aux interactions avec les participants : sondages en direct, clavardage et activités en break-out rooms sont tous des moyens de communiquer en temps réel et d’adapter son contenu dans l’immédiat (si l’événement le permet, évidemment).
Plusieurs données collectables pendant l’événement seront également très pertinentes à analyser après celui-ci.
Après l’événement
Si vous pensiez que le travail était fini une fois l’événement terminé… Pas tout à fait. Mais voyez-le du bon œil : c’est à ce moment-là que vous dénicherez les données les plus utiles pour vos prochains événements. Il ne faut donc pas négliger cette collecte, qui vous fournira d’excellents indicateurs sur vos bons coups et vos points à améliorer, tout comme sur la satisfaction des personnes inscrites. Voici quelques exemples de données pertinentes à récolter par catégorie.
1. Évaluation du réseautage
- Nombre de participants
- Quantité d’échanges de coordonnées entre eux
- Temps d’attente entre les séances de réseautage
- Conversation dans les clavardages privés
2. Les rapports de connexion
- Nombre total d’inscriptions
- Présence aux séances : est-ce que certaines personnes ont quitté des sessions ? Si oui, quand ? Et combien de temps ?
- Consultation de vidéos et segments de contenu : qu’est-ce qui a été le plus populaire ?
- Engagement envers vos pages sur les réseaux sociaux ou autres (vues, réactions, nouvelles mentions « j’aime »)
- Nombre d’impressions : combien de fois votre contenu ou celui d’un partenaire a été affiché lors de l’événement ? Quelle est la durée moyenne des visionnements ?
- Taux de clics versus le coût du contenu par clic
- Lieux les plus visités (lors d’achats en présentiel)
- Contenus les plus populaires (en présentiel et en virtuel, lorsqu’applicable)
- Cartes thermiques : un ajout qui permet de constater les habitudes des participants lors d’événements, leur itinéraire.
- Quantité de clients potentiels générés avec l’événement
- Nombre de nouveaux participants à l’un de vos événements
- Performance des contenus payant et gratuit
Saisir les occasions
Il y a plusieurs façons d’utiliser les données pour en tirer avantage dans le contexte d’événements et en ce moment, le virtuel et l’hybride nous intéressent particulièrement. Voici en quoi les données précédentes peuvent contribuer à votre planification événementielle :
1. Améliorer l’engagement de votre auditoire
Comme les besoins du public sont mieux ciblés, son engouement sera d’autant plus grand. Vos participants seront donc plus enclins à partager l’événement sur leurs réseaux et à en parler avant même d’y avoir assisté.
2. Personnaliser votre contenu
Imaginez à quel point l’expérience de vos participants sera bonifiée avec un ordre du jour taillé selon leurs intérêts ! Avec le bon contenu, ils n’auront que de bons mots pour votre entreprise et vos événements par la suite. C’est la grosse tendance du moment dans l’événementiel, et avec raison ; jamais auparavant on ne pouvait en savoir autant sur nos invités. Aussi bien s’en servir pour en faire quelque chose de réussi et d’apprécié.
3. Mettre des tendances de l’avant
Événements extérieurs dans des endroits inusités, activités exclusives et personnalisées, interactions, format séminaire et événements hybrides font tous partie des tendances fortes de l’année. Votre public saura certainement vous diriger vers ses préférences, ou même ouvrir vos horizons.
5. Comprendre le comportement de votre cible
Les informations obtenues avant et après la ou les rencontres vous donneront une meilleure compréhension de votre public et de lui offrir un parcours plus adéquat — tant virtuel que sur place — lors de prochains événements. Avec tous les outils dont nous disposons pour rendre l’expérience de notre auditoire 100 % fluide, chaque petite optimisation de leur itinéraire change la donne.
6. Mesurer et améliorer le ROI
L’analyse et la récolte de données vous offrent l’occasion de mieux mesurer votre retour sur investissement (ROI) et de l’améliorer par la suite. Cet aiguillage du ROI vous permettra d’agir en conséquence des préférences du public. De façon sommaire, il s’agit de calculer le gain ou perte de l’investissement moins le coût de l’investissement. Cependant, les retombées indirectes peuvent aussi valoir leur pesant d’or, comme votre nombre de « followers » sur Facebook, une augmentation des inscriptions pour votre prochain événement ou une vague de candidatures.
N’oubliez pas d’être méthodique tout au long de votre planification, surtout en ce qui a trait aux données. Réfléchissez à l’avance aux types de données que vous voulez soulever, à comment et à quand vous souhaitez le faire.