Avec la pandémie actuelle, organiser un événement virtuel est devenu la solution pour bon nombre d’organisateurs. Le nombre de plateformes de webdiffusion a bondi et plusieurs compagnies ont adapté leur service afin de répondre à la demande croissante. Comment démêler les différentes options et trouver celle qui conviendra le mieux à votre événement?
Voici 10 questions à vous poser pour choisir sa plateforme afin de bien organiser un événement virtuel.
1. Mon événement est-il un webinaire ou une webdiffusion
en direct?
Bien qu’elles soient similaires, les deux options ont des disparités qui influenceront grandement le choix de votre plateforme. En effet, le terme webinaire implique l’interaction entre l’animateur ou le conférencier et les participant·e·s . Souvent utilisé à des fins de travail collaboratif, le webinaire donne l’impression d’assister à une conférence en présentiel. Les participant·e·s peuvent donc réagir, commenter et discuter de la présentation. La webdiffusion, quant à elle, n’est pas nécessairement interactive et les actions possibles sont considérablement réduites, voire se résument à simplement regarder la présentation. Selon vos objectifs, il est donc important de bien définir la forme que prendra votre événement virtuel.
2. Quels services vous seront essentiels pour la réussite de
votre événement?
Selon la nature de votre événement, vous aurez besoin de services complémentaires à la diffusion de votre contenu. Par exemple, avez-vous besoin d’un studio d’enregistrement et d’une équipe technique complète pour assurer la qualité visuelle et sonore de votre événement? Est-ce que vos intervenant·e·s se trouvent dans des villes différentes? Votre contenu peut-il être filmé en amont et diffusé sous forme de vidéo? Toutes ces informations vous aideront à sélectionner le meilleur fournisseur pour vos besoins. Choisissez celui qui répondra à tous vos besoins plutôt que d’avoir recours à plusieurs entreprises qui peuvent ne pas être compatibles.
3. Combien de participant·e·s doivent se connecter à la
plateforme?
Si vous souhaitez organiser une petite réunion entre collègues ou un 5 à 7 virtuel, les plateformes telles que Microsoft Teams et Zoom peuvent très bien vous convenir. Qu’en est-il lorsque vous devez réunir 200 personnes provenant de partout au pays? Le nombre de connexions nécessaires aura un impact sur votre décision finale. Certains fournisseurs fixent leur prix par tranche de participant·e·s alors que d’autres offrent le même service à prix unique, peu importe le nombre d’utilisatrices et utilisateurs.
4. À qui s’adresse mon événement et quel est le degré
d’aisance de ce public avec la technologie?
Le public cible de votre événement doit être pris en considération dans le choix de la plateforme. Si votre public cible est moins à l’aise avec les ordinateurs et les nouvelles technologies, mieux vaut choisir une plateforme qui sera facile à comprendre. À l’inverse, des gens qui ont recours à la technologie dans leurs activités seront davantage stimulés par une plateforme innovante. Pensez à inclure un soutien technique ou une conciergerie qui sera disponible avant et pendant votre événement pour répondre aux questions des utilisatrices et utilisateurs qui rencontreraient des problèmes lors de leur navigation web.
5. Ai-je besoin d’une plateforme connexe à la diffusion pour
permettre une meilleure expérience virtuelle?
Si vous organisez un congrès, une journée de conférences ou un salon d’achats, vous pourriez vouloir que les participant·e·s aient accès à un calendrier détaillant les différentes présentations et à un agenda dans lequel planifier leurs activités. Les membres du groupe pourraient également souhaiter réseauter via un forum de discussion et voir qui assiste aux mêmes séances qu’eux. Toutes ces options sont possibles, mais ne sont pas nécessairement supportées par la plateforme de diffusion. Il vous faudra donc une plateforme connexe sur laquelle décliner vos activités. Dans certains cas, votre fournisseur de diffusion web pourra vous guider vers des partenaires avec qui il a déjà travaillé. Aussi, il est possible que cette compagnie soit déjà associée à une application qui répond ou peut s’adapter à vos besoins.
6. Ai-je besoin d’outils interactifs pour permettre une
meilleure expérience de participation
Pour garder l’attention des participant·e·s, elles et ils doivent pouvoir interagir avec les intervenant·e·s, que ce soit pour poser des questions, ajouter un commentaire ou partager leur impression dans un groupe de discussion. Toutes ces options permettent un meilleur taux d’engagement lors de votre événement. Ainsi, lorsque vient le temps de choisir une plateforme, il faut prendre en considération les options qui vous sont offertes : questions et réponses, sondage, gamification, forum de discussion et salle de réunion virtuelle ne sont que quelques outils qui vous permettent d’engager votre public.
7. Quel est le degré d’interactivité nécessaire entre les
participant·e·s?
Si un de vos objectifs est de favoriser le réseautage, vous aurez besoin d’une plateforme adaptée à cet effet. Évaluez d’abord vos besoins. Est-ce que les participant·e·s peuvent planifier des rencontres de façon autonome, et ce, sur la plateforme même? Organiserez-vous des séances de discussion où les participant·e·s seront placé·e·s aléatoirement en groupe? Il existe une multitude d’options allant du clavardage simultané à l’intégration de commerce électronique directement sur la plateforme. Encore une fois, il est important de bien définir les différentes activités qui auront lieu lors de votre événement afin d’obtenir précisément ce dont vous avez besoin auprès de votre fournisseur de diffusion.
8. Est-ce que l’accompagnement client de la plateforme est
suffisant pour mes besoins?
Lorsque vous effectuez votre recherche, vous parlez avec des chargé·e·s de comptes et des conseillères et conseillers qui vous expliquent leur offre de service. Assurez-vous d’avoir une bonne communication avec ces professionnel·le·s et avec l’équipe qui s’occupera de votre projet. Si l’entreprise ne vous donne pas accès à la modification des modules de votre plateforme, prévoyez des délais de réponses entre vos demandes et le temps de réalisation. Cette équipe deviendra rapidement votre meilleur ami, autant établir dès le départ une relation de confiance!
9. Est-ce que mon événement a besoin d’être monnayé?
Si la réponse à cette question est oui, comment répondre à cet objectif? Votre plateforme peut contenir un espace pour accueillir des commanditaires ou de la publicité. Vous pouvez également rendre votre événement payant, à condition d’y ajouter une plateforme de paiement telle qu’Eventbrite. Assurez-vous donc que votre plateforme supporte cet ajout.
10. Comment puis-je évaluer le succès de mon événement?
Il est important que votre plateforme d’événement vous fournisse des mesures en temps réel telles que le taux d’engagement des gens connectés, la durée de leur connexion et d’autres statistiques que vous jugez pertinentes. Ces données vous serviront à mesurer le retour sur investissement de votre événement en plus d’obtenir des informations sur les participant·e·s qui peuvent vous être utiles pour de futurs événements. N’oubliez surtout pas de vous informer sur la sécurité de la plateforme. Tout comme dans un événement présentiel, vos participant·e·s doivent sentir qu’elles et ils sont bien encadré·e·s et que leurs données personnelles sont protégées. Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous serez en mesure de mieux expliquer votre concept d’événement aux fournisseurs de diffusion. Vous aurez des réponses claires sur ce qu’ils peuvent faire pour vous aider. Notre équipe peut également vous aider dans la planification de votre événement virtuel. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter!