Au-delà des nouvelles technologies qui peuvent maintenant le supporter et l’élever, l’événement de 2021 n’a rien à voir avec celui d’il y a un an, mais une chose demeure : il sert à rassembler. À travers ces cinq façons de penser son événement en 2021, découvrez comment le vôtre peut répondre à des objectifs d’affaires bien présents.

Pourquoi faisons-nous des événements? C’est la question que toutes les agences événementielles se sont posée au cours des derniers mois lorsqu’elles ont dû mettre de côté ce qu’elles avaient appris pour laisser place à de nouvelles façons de faire. Si elles ont toutes développé de nouvelles compétences en organisation d’événement numérique, elles ont aussi pu redéfinir l’événementiel dans le but de mieux répondre aux objectifs des marques et des besoins des participants.

1. Concevoir des événements agiles qui se transposent facilement

Les meilleurs événements sont ceux qui s’adaptent aux situations qu’on ne peut contrôler et qui permettent un lien privilégié avec la cible. Les événements agiles ne demandent pas de gros investissements à l’avance, ils sont plus locaux, ciblés, mais ils sont réfléchis pour pouvoir se tenir en dépit des facteurs externes.

En 2021, on ne peut plus établir ses objectifs en fonction de la finalité de notre événement, il faut se doter d’objectifs qui englobent tout le processus. À court terme, la situation trop peu incertaine pousse l’industrie de l’événementiel à penser son offre en virtuel. Si la situation évoluait rapidement, il deviendrait beaucoup plus facile de penser à ajouter des composantes physiques à son événement que de devoir rapidement passer du présentiel au numérique comme ce fut le cas en mars 2020.

2. Organiser un événement hybride pour mieux segmenter son auditoire

Si l’événement numérique a démontré certaines limites, il a également permis à un bon nombre d’entreprises de mieux segmenter leur offre événementielle. Tout porte à croire que plus tard en 2021, l’événement hybride sera la prochaine façon de faire.

L’événement hybride n’est pas une transposition d’un événement traditionnel ni un plan B, il est, à lui seul, une façon très complète de concevoir l’événement. Il permet également de multiplier les points de contact avec une même cible. Un événement pourrait donc avoir une portion en présentiel qui mise sur l’expérience, un pop up qui s’adresse à des cibles précises, un volet virtuel pour mettre de l’avant l’aspect plus éducatif de l’événement ainsi qu’un volet sur les médias sociaux, accessible à tout le monde¹.

Parce que ces événements sont plus dispendieux et demandent plus de ressources, il est important que les entreprises qui souhaitent en réaliser aient les moyens de les mener à terme, en plus de réfléchir des alternatives pour chaque partie de leur événement si les rassemblements n’étaient pas permis le moment venu. Plus inclusive et accessible, cette formule permet à plus de minorités, de personnes avec des limitations physiques, financières ou vivant dans des régions éloignées d’y avoir accès.

Lorsqu’elle est bien pensée, elle est généralement plus durable que les événements exclusivement présentiels où le transport de beaucoup de participants est requis. En numérique, parce que les participants ne sont plus tenus de se présenter sur place, ils contribuent à diminuer leur empreinte carbone². Mais l’inverse est aussi vrai : tenir trop souvent des événements en ligne en utilisant différentes plateformes de diffusion demande beaucoup d’énergie et donc, génère des émissions de gaz à effet de serre. Pour qu’un événement hybride soit durable, il faut tenir compte de toutes ces composantes, même celles en ligne.

3. Recueillir des données pour mieux connecter avec sa cible 

La collecte de données se fait dès la première invitation, moment clé où on peut poser des questions à son auditoire dans le but de personnaliser son événement. Mais avant de lire ces données, encore faut-il se doter d’objectifs mesurables et d’indicateurs de performance pour évaluer leur atteinte ou pas. Pour ce faire, il importe de se doter de bons outils capables de s’intégrer facilement aux plateformes de diffusion et de mesurer les données qui vous intéressent: comme le taux d’engagement de votre auditoire lors d’un événement³.

Il est aujourd’hui beaucoup plus simple d’en apprendre plus sur notre cible et d’interagir directement avec elle grâce à un volet interaction et l’intégration de gamification.  Il est aussi beaucoup plus facile daller chercher des commanditaires plus pertinents pour chacun de nos événements, qu’ils soient en présentiel, hybride ou numérique, en raison de cette meilleure connaissance de l’auditoire⁴.

4. Miser sur du contenu nouveau qui se démarque

Des personnes participantes à des événements virtuels, 80 % le font à des fins éducatives. Le contenu est le principal attrait d’un événement et continuera de l’être lorsque les activités en présentiel reprendront. La meilleure façon de se différencier de l’offre infinie d’événements sera d’offrir un contenu qui se distingue de celui des autres, travaillé dans un format qui intéresse notre cible ainsi que partagé au bon moment. Tout contenu n’est pas bon à partager à tout le monde. Il faut pouvoir engager la cible sur un sujet en lui partageant du contenu avant, pendant et après l’événement à travers une stratégie de contenu bien étoffée et surtout, bien segmentée. Lorsque les événements présentiels reprendront, le contenu continuera d’être la raison principale pour laquelle des participants s’intéresseront à un événement.

5. Inviter sa communauté dans les coulisses de son entreprise pour une marque employeur forte

Les personnes qui travaillent pour une marque en sont les meilleures ambassadrices. Si un employé n’est pas heureux au travail, son rendement baisse, de même que son intérêt à véhiculer une image positive de son employeur. Comment fait-on pour continuer de faire vivre la culture de notre entreprise en télétravail? En créant des espaces dédiés pour le faire, notamment grâce à une stratégie de communications événementielles bien établie qui permettra de cibler des moments clés dans l’année pour connecter et engager ses employés.

Pourquoi les entreprises ne permettraient-elles pas aux consommateurs de pouvoir assister à certains de leurs rendez-vous? En 2021, les marques qui souhaitent continuer de se montrer sous leur meilleur jour à leurs consommateurs devront continuer de trouver des façons de rassembler leurs employés au-delà des réunions inscrites à l’agenda.

« Si 2020 nous a appris une chose, c’est que les marques devaient revoir leurs événements pour les rendre plus adaptés aux réalités de leurs participants. En 2021, il faudra continuer de trouver les meilleures façons de rassembler les gens, et ce, peu importe les outils que nous aurons pour le faire. » 

– Andréanne Mathieu, Présidente

L’événementiel a fait un pas de géant : il est plus pertinent, plus personnalisé et plus connecté que jamais. La dernière année nous a permis de nous éloigner de façons de faire qui nous empêchait de voir l’événement comme l’extension d’une marque. En 2021, le lieu, la durée, le contenu et le moment ne sont plus des freins, mais plutôt des tremplins à la créativité.

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¹ Forbes. (2020). The Futur Of Event Is Hybrid. Récupéré de  https://www.forbes.com/sites/theyec/2020/11/11/the-future-of-events-is-hybrid/?sh=36f60bf77e1a
² Hoping. (2020). The Ultimate Guide to Hybrid Events. Récupéré de https://meet.hopin.to/hubfs/Hopin%20-%20Guide%20to%20Hybrid%20Events%20(High).pdf
³ Cvent. (2020). Meetings and Events Trends for 2021. Récupéré de https://www.cvent.com/en/blog/events/meetings-events-trends
⁴ Accudata. (2020). 4 Data-Driven Best Pratices for Virtual Event Registrations. Récupéré de https://www.accudata.com/blog/data-driven-practices-for-virtual-event-registrations/
⁵ Markletic. (2021). 60 Incredible Virtual Event Statistics! (2021 Research). Récupéré de https://www.markletic.com/blog/virtual-event-statistics/
⁶ Jobilico. (2021). Tendances RH 2021: voici ce que vous devez maintenir ou améliorer. Récupéré de https://www.jobillico.com/blog/tendances-rh-2021/

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