Depuis quelques mois, les événements virtuels font partie du quotidien des planificateurs d’événements. Ils ont permis à notre industrie de se renouveler et de faire face à la crise sanitaire qui a annulé nos événements en personne pour le reste de l’année. Ces derniers mois ont été à la fois formateurs et révélateurs : notre résilience et notre agilité ne sont plus à prouver.
Le virtuel est déjà bien enraciné et il a beaucoup à nous apprendre sur la façon de proposer un événement numérique engageant. Ce nouveau format peut répondre à bien des besoins, mais encore faut-il savoir s’en servir à bon escient. Dans cet article, nous vous guidons à travers les 10 erreurs à éviter lors de la planification d’un événement virtuel.
1. Ne pas avoir la bonne personne à l’animation
En virtuel, la façon dont votre animateur ou maître de cérémonie livre votre contenu est plus importante que jamais. Choisir une personne seulement pour sa notoriété ou sa personnalité n’est pas suffisant. Il faut penser au ton que prendra votre événement. En ce sens, mieux vaut choisir quelqu’un qui a déjà animé un événement ou même une émission portant sur les mêmes thèmes que votre événement et qui saura amener votre contenu à un autre niveau.
Votre animateur sera l’extension de votre marque. Il diffusera votre message, engagera vos participant·e·s, etc. La bonne personne pour votre événement pourra facilement vulgariser votre contenu et le livrer avec aisance. N’oubliez pas que les événements virtuels sont nouveaux pour un bon nombre de personnes, d’où la nécessité d’une bonne préparation en amont pour votre animateur.
2. Choisir sa plateforme avant de choisir son concept
Par le passé, il était courant de choisir un lieu pour votre événement avant même d’établir un concept. En virtuel, votre plateforme devient votre nouvelle salle et il est impératif de bien définir votre concept avant de la choisir. Selon vos non-négociables, le choix de votre plateforme ne s’arrêtera pas sur ce que vous aviez envisagé au départ. Quelles expériences souhaitez-vous faire vivre à votre audience? Comment partager vos messages de la meilleure façon pour engager vos participant·e·s? Quels sont vos objectifs? Toutes ces questions doivent être posées en tout début de projet afin de faire un choix judicieux et éclairé. Même si votre salle est maintenant virtuelle, ne négligez pas le parcours du participant et faites-en l’essai vous-même pour identifier les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
3. Sous-estimer la préparation en amont de l’événement
L’événement se passe dans les écrans de votre auditoire, mais derrière l’écran se trouve une équipe technique, une régie complète, des conférenciers qui livreront du contenu. Votre événement est une histoire dont tous les chapitres se doivent d’être bien ficelés. Ne négligez aucun détail, comme vous le feriez dans un événement présentiel. Alors qu’en personne, les gens se rendent d’abord au vestiaire, la salle d’attente de votre événement virtuel sera le premier contact qu’aura la ou le participant×e avec votre événement. Il est donc essentiel de bien penser l’attente que ce soit en y diffusant des informations importantes ou en la rendant dynamique. Ce genre de détail peut paraître anodin en virtuel, mais il fera toute la différence. Pensez donc à toute la préparation en amont pour livrer un événement sans faille et de calibre professionnel. Selon vos besoins, multipliez les tests techniques, testez votre plateforme et votre connexion au réseau et faites des répétitions avec l’ensemble de vos intervenant·e·s avant le jour J.
4. Ne pas avoir le bon niveau d’interactivité
En présentiel, les événements sont de parfaites opportunités de réseautage. La technologie nous permet de nous connecter partout à travers le monde et d’élever le réseautage à un autre niveau… si c’est bien fait!
Pour engager vos participant·e·s, il vous faudra prévoir des éléments interactifs. Par contre, rien ne sert d’aller dans les extrêmes. Si vous organisez une conférence d’une heure, ajoutez-y une période de questions. Pour un événement sur plusieurs jours, vous pourriez opter pour un système de gamification permettant à toutes et à tous d’accumuler des points selon différentes actions possibles. Les possibilités sont nombreuses, mais ne conviennent pas à tous les types d’événements. Il faut savoir doser le bon niveau d’interaction pour que l’ensemble des participant·e·s passent un bon moment.
5. Faire un événement trop long
Retenir l’attention de vos participant·e·s est primordial en virtuel. Ce n’est toutefois pas chose facile. Votre événement sera en compétition avec la réception d’un courriel et l’utilisation des réseaux sociaux. C’est pourquoi il est important de livrer votre contenu de façon claire et concise, et ce, dans un court délai. Personne ne veut regarder un événement de 2 heures sans interruption alors qu’elle·il vient de passer la journée à travailler devant son ordinateur.
Réduisez au maximum la durée de votre événement, rendez-le captivant et divertissant grâce à un contenu dynamique et pertinent et laissez tomber les longs discours protocolaires. Posez-vous la question : qu’est-ce mon auditoire a besoin de savoir et que veut-il savoir? Tenez-vous-en à l’essentiel.
Pensez à proposer du contenu sur demande, disponible en tout temps pour les participant·e·s qui désireraient y revenir à un autre moment. Votre audience restera davantage attentive à l’événement en cours sachant qu’elle aura un plein accès au contenu partagé, même une fois l’événement terminé.
6. Surestimer la capacité des gens à lire les informations
Ne prenez pas pour acquis, parce que vous l’avez écrit, que les gens liront tout ce que vous envoyez. Les participant·e·s ne s’attardent pas au long paragraphe d’une invitation ou au texte explicatif du déroulement de l’événement sur votre site web.
Trouvez des façons de simplifier l’information importante telle que les dates de votre événement, comment y accéder et les autres éléments clés à transmettre en amont. Prévoyez un système de conciergerie pour répondre aux questions des participant·e·s avant, pendant et même après l’événement.
7. Ne pas valider l’environnement des participant·e·s
Avec quel type d’appareil technologique votre événement sera-t-il écouté? Le rendu final sera bien différent de l’écran d’un ordinateur à l’écran beaucoup plus petit d’un téléphone intelligent. Il sera donc important de prendre ce facteur en considération. De plus, prévoyez faire des tests sur tous les navigateurs possibles. Certaines plateformes ne sont pas bien supportées sur Internet Explorer, par exemple. Il est donc tout à fait pertinent d’aviser vos participant·e·s en amont pour s’assurer qu’elles et ils vivent une expérience sans accroc.
8. Faire un copier-coller du présentiel au virtuel et se fixer les mêmes objectifs
Il est primordial de réfléchir à l’adaptation de votre concept au virtuel. Il ne suffit pas de faire un copier-coller de votre événement présentiel. Votre événement ne devient pas non plus une émission de télévision puisqu’il ne s’écoute pas avec les mêmes intentions. Depuis les derniers mois, vos participant·e·s n’ont plus la même routine ni les mêmes habitudes.
Oubliez les événements de 9 à 5, les 5 à 7 et les longs galas de remise de prix. Votre auditoire gère probablement sa vie professionnelle et personnelle à même son domicile et son attention est facilement divisée. Adaptez votre formule au quotidien des participant·e·s plutôt que d’être une autre occupation qui s’ajoute à leur journée déjà bien remplie.
L’adaptation de votre concept doit répondre à des objectifs différents qu’en présentiel. Les objectifs des participant·e·s qui choisissent d’assister à un événement ont également changé. Il faut donc répondre à leurs besoins et leur donner envie de participer à votre événement en adaptant votre format.
9. Surestimer le niveau d’aisance des gens avec la technologie
Ce n’est pas parce que les derniers mois nous ont forcés à multiplier les visioconférences que toutes et tous ont la même aisance avec la technologie. Même si votre plateforme semble simple d’utilisation, prenez en considération qu’il y aura toujours des participant·e·s qui rencontreront des problèmes techniques ou qui auront de la difficulté à comprendre le fonctionnement de l’événement.
Encore une fois, un système de conciergerie efficace vous permettra d’aider celles et ceux qui en auront besoin le jour J venu. Une page Foire aux questions peut également permettre de répondre à certaines interrogations qu’auront les participant·e·s en amont.
10. Oublier d’anticiper les imprévus
Une panne d’électricité, un conférencier qui tombe malade, un adaptateur qui ne fonctionne plus. Soyez préparé·e·s à toutes les éventualités. Faites tous les tests de connexion nécessaires, prévoyez une génératrice, ayez un plan B pour remplacer des intervenant·e·s qui ne peuvent pas être présent·e·s à la dernière minute.
Une des conclusions qu’il est possible de faire à la lumière des conseils de cet article est qu’un événement virtuel demande autant, voire plus de temps et de ressources qu’un événement présentiel. Le contenu étant maintenant roi, il est nécessaire de miser sur celui-ci et d’adapter l’expérience utilisateur. Votre contenant est important et ne doit pas être pris à la légère, mais votre contenu devient le moteur de réussite de vos objectifs.