Depuis un an, l’événementiel rime avec « virtuel », amenant à repenser l’avenir du milieu. Même si le futur s’annonce plus radieux, les rassemblements numériques laisseront sans contredit leur marque. C’est là que l’événement hybride entre en jeu, une idée innovante pour les entreprises qui souhaitent continuer d’adapter leur pratique tout en jumelant les avantages des formules virtuelles et présentielles. Le meilleur des deux mondes, quoi.
Une formule gagnante
Il ne s’agit pas seulement de transposer un événement traditionnel partiellement en ligne ou d’un simple plan B. L’événement hybride est un concept à part entière, proposant une segmentation du contenu de manière à optimiser son rendement sur plusieurs plans. On va au-delà du « programme principal » en le rendant évolutif et adaptable à diverses situations.
Règle générale, il s’agit de mettre à profit les technologies sociales pour recréer virtuellement l’événement qui se déroule sur place, avec toutes les occasions, expériences et bénéfices permis par le présentiel.
La formule événementielle hybride permet de :
1. Proposer une partie physique et une partie virtuelle
Ainsi, on peut mieux tirer parti de chaque segment de l’événement. Si la pandémie nous a appris une chose, c’est que l’on n’a pas toujours besoin d’être sur place avec des gens pour apprendre, communiquer ou se divertir.
2. Rejoindre une audience plus large
Comme l’offre d’une portion virtuelle augmente son accessibilité, l’événement aura une bien meilleure portée. Sans compter que vous pouvez l’enregistrer pour le diffuser plus tard sur vos plateformes.
3. Diminuer le coût total d’un événement
Étant donné qu’une proportion des participants y assistent en ligne, on se retrouve avec de moins grandes dépenses : espace de location plus petit et moins cher, frais de traiteur, d’alcool et de déplacement réduits, etc.
On se retrouve aussi avec des options tarifaires à plusieurs niveaux. Elles permettent de générer plus de revenus et, ainsi, un excellent retour sur investissement.
4. Créer une trame narrative originale
C’est l’occasion de vous faire aller le muscle créatif. Les diverses composantes de l’événement doivent être réfléchies ensemble. Le virtuel devient un complément indispensable à la trame narrative du présentiel, et vice-versa. Un mot à garder en tête : fluidité.
5. Jouer avec la temporalité et prolonger son cycle de vie
L’événement peut s’étendre sur deux heures, une journée, une semaine… voire un an ! La portion virtuelle n’a pas à avoir lieu en même temps que celle en présentiel. On peut préenregistrer des contenus, les décliner sous plusieurs formes sur une période de notre choix, créer des sous-événements… C’est le moment de s’amuser à repenser les limites de l’événement physique.
L’agilité comme solution créative
On parle beaucoup d’agilité depuis les dernières années. En gros, il s’agit d’une méthodologie basée sur la collaboration entre les individus et permettant de s’adapter continuellement aux changements.
L’événement agile, quant à lui, se met en place rapidement et mise sur un déploiement local étant donné sa capacité à obtenir des résultats très positifs. L’idée, c’est de produire de plus petits événements de meilleure qualité qui répondent mieux aux besoins spécifiques des participants. C’est une formule gagnant-gagnant, parce qu’elle répond aussi mieux aux objectifs de l’organisateur.
Quand l’hybride devient agile
L’événement hybride permet du même coup de rendre son événement agile, principalement pour deux raisons :
- La segmentation permet d’offrir un contenu plus adapté à chacune des cibles (présentielle et virtuelle) ;
- On peut décliner l’événement comme on le souhaite, sous la forme d’une série de rendez-vous ponctuels ou d’un seul rassemblement fixe dans le temps.
Évaluation de la pertinence
Mais attention, cette forme novatrice ne se prête pas nécessairement à toute occasion. Afin de savoir s’il est pertinent d’opter pour un événement hybride, demandez-vous si vous cherchez à :
- Faire vivre une expérience VIP à vos participants ;
- Permettre une transition facile à une formule 100 % virtuelle en cas de besoin ;
- Obtenir des informations clés sur vos clientèles cibles ;
- Toucher des publics assez différents ;
- Augmenter le taux de participation à l’événement.
On peut se dire que l’atteinte des objectifs précédents va de soi, mais ce n’est pas systématique. Dans le cas d’un événement de nature très privée ou avec une cible spécifique, il vaut peut-être mieux s’en tenir au présentiel.
Le rôle des données
Qui dit numérique dit collecte de données. En effet, l’événement hybride offre la possibilité d’engager sa cible avec des sondages, des fonctionnalités interactives ou des votes en ligne, par exemple. Sans parler de ce que peut offrir la simple inscription des participants — toujours dans le respect de leur confidentialité, bien entendu. On pourrait les questionner sur leurs attentes face à l’évènement, tout simplement. Ainsi, une analyse des données en amont permet même d’adapter le contenu en fonction des attentes des participants. Ils sont ainsi engagés avant le début de l’événement.
Tous ces outils aident grandement à mieux connaître vos différentes clientèles et vous révèlent d’importantes informations sur leurs habitudes. Alors dans l’avenir, il devient facile de créer du contenu sur mesure pour notre ou nos cibles. Cette analyse est essentielle : les objectifs d’un événement hybride diffèrent de ceux que l’on peut se permettre avec le présentiel.
Enfin, cette catégorie d’événements a le potentiel de transformer la stratégie du marketing événementiel d’une organisation en lui ouvrant la porte à de nombreuses options. Néanmoins, pour en obtenir des retombées bénéfiques, il importe de prendre le temps d’identifier les objectifs qu’on désire atteindre avec l’événement en question. Désirez-vous faire connaître votre marque à de nouvelles personnes ? Augmenter vos ventes ? Ou renforcer la loyauté de vos clients actuels ?
Une fois vos buts fixés, il sera plus facile d’élaborer un plan clair pour les atteindre. Et de passer à l’action, peut-être même avec un événement hybride.