Si la dernière année nous a prouvé une chose, c’est qu’il y a bien des moyens de se réunir à distance. Et surtout, qu’avec un soupçon de créativité, un événement virtuel devient vite aussi pertinent et intéressant que sa version en présentiel. Chez Niché, on croit que les événements hybrides, une formule combinant les événements en ligne et en personne, feront partie intégrante du futur de l’événementiel et ce, principalement pour deux raisons : ils permettent de rejoindre un plus vaste public et de profiter des avantages offerts respectivement par chaque type d’événement.
Pour vous aider à retirer des bénéfices bien réels de vos événements hybrides, notre équipe vous présente les 8 meilleures pratiques à adopter.
1. Choisir une salle polyvalente
On pourrait croire que le choix de l’espace passe au second plan dans le cas d’un événement partiellement sur les lieux. Rendez-vous sur place et examinez bien la salle : est-ce qu’elle vous permet la flexibilité technique dont vous avez besoin pour votre portion en ligne ? Elle doit aussi être en mesure d’accueillir suffisamment de personnes dans le respect de la distanciation sociale.
N’oubliez surtout pas de vous assurer que tous vos participants puissent bien voir et entendre votre présentation, peu importe où ils se situeront dans la salle. Considérant que votre groupe sera dispersé en raison des mesures sanitaires, l’ajout d’écrans ou de haut-parleurs peut être une bonne option.
2. Engager distinctement ses deux auditoires
Il ne faut pas voir l’événement hybride comme un événement en présentiel que l’on offre aussi en ligne ; ces deux volets sont d’importance égale, de même que l’engagement des deux auditoires. Dans les deux cas, il importe de planifier l’expérience des participants dans les plus fins détails. Assurez-vous qu’ils soient tous au même niveau et que leur participation soit soulignée de manière équivalente.
Du plus, comme l’un des avantages de cette formule est d’offrir une meilleure accessibilité aux événements, n’oubliez donc pas que vous serez devant un public plus diversifié qui aura peut-être des besoins particuliers. En ajoutant une section à ce sujet dans votre formulaire d’inscription, vous éviterez bien des petits pépins.
3. Offrir une expérience en ligne sans faille
Pour éviter que le public en ligne ne se retrouve pas négligé, voici quelques conseils :
- Engagez au moins un animateur virtuel professionnel qui servira de voix aux participants à distance en plus de les divertir, ainsi qu’un modérateur qui interagira avec eux tout au long de la rencontre ;
- Un simple appel Zoom ne suffit pas, on doit capter l’attention du public en ligne — caméras en direct, extraits vidéos et audio de qualité, sondages, tirages — soyez créatif ;
- Offrez des espaces de type « salon de discussion » pour permettre aux participants sur place de faire du réseautage avec ceux en ligne ;
- Trouvez le bon équilibre côté temps — un événement qui s’étend pendant des heures sur trois jours, ce n’est pas optimal pour vos invités virtuels ;
- Optez pour une plateforme efficace et adaptée aux deux auditoires, comme un outil qui permet de faire des sondages en direct avec tous les participants, par exemple.
En somme, il s’agit de reconnaître leur présence et de solliciter leur participation.
4. Miser sur une expérience personnalisée
En contrepartie, vos participants en présentiel méritent une expérience qui en vaut le déplacement. Comme ils seront moins nombreux qu’auparavant, profitez-en pour leur offrir une expérience sur mesure et VIP. À titre d’exemple, vous pourriez leur préparer un paquet-cadeau individuel contenant collation, bouteille d’eau et marchandise de votre entreprise : de quoi marquer des points en toute sécurité.
Question d’en savoir plus
Pour connaître un peu mieux votre cible, pourquoi ne pas la questionner en amont sur la page de l’événement ou par courriel ? Faites un questionnaire court, clair et ludique afin d’inciter le plus de personnes possible à y répondre. Vous pouvez même ajouter un incitatif. Par exemple, tous les répondants pourraient devenir admissibles à un tirage le jour de l’événement.
5. Utiliser les données dont vous disposez
L’analyse du data, c’est comme une arme secrète. Comme on peut en apprendre plus sur les intérêts de notre cible et sur ce qui les engage vraiment, servez-vous de ces informations pour enrichir le contenu de votre événement.
La plupart des plateformes offrent des rapports de base assez intéressants ; on n’a qu’à penser à Google Analytics : les données qu’ils contiennent peuvent vous indiquer quel type de commanditaires choisir pour occuper l’espace (réel ou virtuel) pendant les pauses et, bien entendu, diriger votre sélection de conférenciers ainsi que leurs sujets de discussion pour les adapter à votre cible.
6. S’entourer d’experts
Même si on peut être polyvalent, personne n’est expert dans tout. N’hésitez pas à aller chercher l’aide dont vous avez besoin pour que votre événement soit une réussite.
Si on a parlé plus haut d’animateurs et de modérateurs, il est possible que vous ayez besoin d’un coup de main côté stratégie de contenu et production. Ça vaut aussi pour vos présentateurs. C’est bien connu, les gros noms attirent les foules! Si vous arrivez à être reconnus pour la qualité de vos événements, la qualité des invités grandira naturellement. Pour ce faire, il ne faut donc pas hésiter à créer des partenariats d’affaires solides dès le départ.
7. Faire en sorte que les deux volets se complètent
Dans le cadre d’un événement hybride, les portions virtuelles et présentielles sont des extensions l’une de l’autre. Elles ne sont pas en compétition, mais ne doivent pas non plus être complémentaires. En d’autres mots, on doit pouvoir assister à l’une des formes de l’événement sans avoir l’impression de manquer quelque chose.
Pensez à offrir le même contenu et une qualité de présentation égale à vos deux types de participants. L’idée reste d’atteindre le plus vaste auditoire possible en faisant de la formule hybride une combinaison gagnante.
8. Répéter, au risque de répéter
Faites des répétitions générales avant le jour J avec vos conférenciers et animateurs. Préparez vos présentateurs en répondant à leurs besoins à l’avance et en les informant avec précision sur leur rôle, vos attentes et le déroulement de l’événement.
L’auditoire à la maison est plus enclin à la distraction. Votre rythme doit être soutenu ; allez droit au but et évitez le contenu trop dense, quitte à offrir des documents ou des segments vidéo en complément à votre événement.
Enfin, ne laissez tout simplement rien au hasard. Il y a beaucoup d’éléments à orchestrer et vous voulez être 100 % prêt. La clé : prenez en charge vos spécialités et déléguez celles que vous maîtrisez moins à des pros!